O compliance é hoje o principal recurso das empresas contra os problemas causados pela corrupção e pelas falhas na conduta humana. Se fomos traduzir, a palavra significa algo como “conformidade”.
Pode não parecer um fator tão relevante para o sucesso de uma empresa, mas quem pensa assim se engana. Além de ter a consciência tranquila sobre tudo o que diz respeito aos aspectos legais do funcionamento do seu negócio, você também terá muito mais credibilidade no mercado, seja para negociação com fornecedores ou reconhecimento por parte dos clientes.
Perceba que, o sucesso do seu negócio não depende apenas de boas práticas de marketing e vendas e um controle financeiro disciplinado. Então, vamos entender melhor o papel, as características, as vantagens e como colocar o compliance em prática no seu negócio com esse conteúdo completo que preparamos. Boa leitura!
Qual é o papel do compliance?
Em primeiro lugar, ele ajuda a construir a confiança dos clientes e dos investidores. Quando uma empresa demonstra que está em conformidade com as regulamentações, ela transmite uma imagem de integridade e responsabilidade. Além disso, também ajuda a evitar penalidades e multas. Se você quer ter uma boa média nos seus indicadores de sucesso, é fundamental considerar o compliance no seu plano de negócios.
O que é um programa de compliance?
Começando pelo conceito de programa: ele pode ser compreendido como uma série de projetos a serem executados com início, meio e fim com a intenção de solucionar um problema ou encontrar novas oportunidades de negócio.
Então, um programa de compliance é uma série de medidas planejadas que você precisa tomar para cumprir todas as obrigações legais referentes à atuação no seu nicho. Encare cada regulamentação como um projeto e execute cada ação conforme o planejado, com prazo e objetivos bem estabelecidos.
Como colocar o programa de compliance em prática?
Antes de mais nada é fundamental ter um planejamento detalhado e estabelecer prazos viáveis para cumprir todas as tarefas. Tenha consciência de que gastos e custos fazem parte do processo. Se considerar necessário, reúna uma equipe de especialistas e faça um prospecto de todas as necessidades e documentações legais exigidas para o funcionamento da sua empresa.
Vocês precisarão fazer um levantamento de todas as normas e leis pertinentes ao funcionamento do seu tipo de negócio. Depois, é importante manter toda a documentação catalogada e organizada para ter fácil acesso em caso de necessidade de consulta. Além de manter a sua empresa funcionando dentro da lei, você poderá trabalhar com mais leveza sabendo que todas as suas obrigações estão em dia e você possui uma conduta ética e responsável com a sociedade.
É uma ótima vantagem competitiva para se destacar dos seus concorrentes. Portanto, é essencial que você, empreendedor, compreenda e implemente práticas de compliance em seu negócio para ter um ambiente empresarial ético e transparente.
Quais são as vantagens de ter compliance na empresa?
Primeiramente, um processo eficaz ajuda a mitigar riscos. Além disso, um programa de compliance adequado também pode melhorar a eficiência operacional. Ao estabelecer processos e procedimentos claros para garantir a conformidade, sua empresa pode otimizar as operações e evitar a ocorrência de erros ou atrasos desnecessários.
Outro benefício importante é o fortalecimento da reputação da empresa. Essa confiança perante seus clientes é essencial para o crescimento sustentável dos negócios a longo prazo.
E para finalizar, ao analisar os processos existentes, você pode identificar áreas a serem aprimoradas e encontrar maneiras de se destacar no mercado com produtos e serviços certificados e com garantia de qualidade.
Os diferentes tipos de regulamentações de compliance
Existem vários tipos de regulamentações de compliance que as empresas devem seguir. Alguns dos mais comuns incluem:
- Compliance legal: relacionado às leis e aos regulamentos governamentais, como leis trabalhistas, tributárias e ambientais. A sua empresa deve cumprir todas as leis aplicáveis e pagar os impostos corretamente;
- Compliance regulatório: para funcionar, sua empresa precisa seguir as regulamentações específicas do seu nicho de atuação. Por exemplo, lojas de roupas infantis devem seguir regulamentações rigorosas em relação à entrega de produtos e à prestação de serviços;
- Compliance de segurança da informação: com a crescente ameaça de violações de dados, é fundamental tomar medidas para proteger as informações de seus clientes e funcionários;
- Compliance financeiro: inclui a elaboração de demonstrativos de fluxo de caixa precisos e o cumprimento das leis de divulgação financeira.
Cada tipo de regulamentação de compliance tem seus próprios requisitos e desafios. Você deve ter um conhecimento profundo dessas regulamentações e implementar medidas para garantir que sua empresa esteja em conformidade com cada uma delas.
Melhores práticas de compliance para empresas
Para garantir um compliance eficaz, você deve seguir algumas práticas. Aqui estão as recomendações mais importantes:
- Comprometimento da alta administração: todos os setores da empresa, inclusive a gestão, devem estar a par de todas as ações de compliance e participar ativamente do processo de divulgação e implantação dos projetos.
- Avaliação de riscos: faça uma análise completa dos seus processos, políticas e sistemas existentes para garantir que estejam alinhados com as regulamentações aplicáveis;
- Treinamento e conscientização: os funcionários devem receber treinamento adequado sobre as regulamentações de compliance relevantes. Eles devem entender suas responsabilidades individuais e coletivas e estar cientes das consequências de não cumprir as regulamentações. Invista na retenção de talentos para melhorar o nível de engajamento;
- Monitoramento e auditoria: realize auditorias internas regulares. Isso ajuda a identificar problemas antes que se tornem grandes e permite que a empresa tome medidas corretivas apropriadas.
Os desafios da compliance e como superá-los
Também existem desafios significativos que você pode enfrentar ao implementar e manter programas de compliance no seu negócio. Confira alguns dos mais comuns e estratégias para superá-los:
- Complexidade regulatória: as regulamentações de compliance podem ser complexas e em constante mudança. Para superar esse desafio, invista em recursos dedicados à pesquisa e à interpretação das regulamentações relevantes. Elas também devem desenvolver sistemas e processos flexíveis para se adaptar a alterações regulatórias;
- Falta de conscientização e engajamento dos funcionários: o compliance é uma responsabilidade de todos na empresa, mas muitas vezes os funcionários não estão cientes das regulamentações e de sua importância. Para superar esse desafio, crie ou contrate treinamentos e tenha uma cultura de conscientização dentro da empresa, comunicando claramente as expectativas e incentivando o engajamento das pessoas;
- Custos financeiros: implementar e manter um programa de compliance eficaz pode levar um bom tanto do seu orçamento. Para superar esse desafio, faça um prospecto de viabilidade financeira, considerando os custos de não cumprir as regulamentações. Soluções tecnológicas e serviços terceirizados podem ajudar a reduzir os custos operacionais;
- Riscos cibernéticos: com o aumento das ameaças cibernéticas, você tem o desafio adicional de proteger as informações confidenciais e garantir o compliance com as regulamentações de segurança da informação. Para superar essa questão, invista em medidas de segurança robustas, como firewalls, sistemas de criptografia e treinamento em conscientização de segurança cibernética.
O papel da tecnologia na gestão da compliance
A tecnologia pode te ajudar a automatizar processos, monitorar e gerenciar riscos. Veja as principais soluções disponíveis hoje:
- Software de gestão de compliance: existem muitos softwares disponíveis que ajudam as empresas a rastrear e a gerenciar suas obrigações de compliance. Esses sistemas podem automatizar tarefas, como a atualização de políticas e procedimentos, o monitoramento de alterações regulatórias e a geração de relatórios;
- Sistemas de monitoramento e auditoria: a tecnologia pode ser usada para monitorar continuamente o processo e realizar auditorias internas regulares. Isso pode ser feito por meio de softwares que rastreiam atividades e transações, identificando áreas de não compliance.
O compliance é fundamental para o sucesso dos negócios. Ela ajuda as empresas a operar de maneira ética, transparente e em conformidade com as regulamentações. Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil e te ajude na jornada de empreender. Aqui no blog Amor por Empreender, tem mais conteúdos que podem facilitar alguns processos. Leia o post sobre os modelos de nota fiscal e como emitir cada um deles conforme o nicho do seu negócio. Até lá!
