Modelos de nota fiscal e como emitir cada um deles

Como empreendedor, entender a importância de emitir o modelo de Nota Fiscal correto é fundamental para o sucesso dos seus negócios. Uma fatura é muito mais do que apenas um documento que registra uma transação financeira. Ela é a representação da sua marca, uma ferramenta de comunicação com os seus clientes e uma forma de simplificar processos internos.

O uso de um modelo de nota fiscal padronizado agiliza o processo de criação de faturas, economizando tempo e reduzindo erros. Além disso, um modelo de fatura bem projetado transmite profissionalismo e confiabilidade para os seus clientes. Uma fatura clara e organizada também facilita o acompanhamento das transações financeiras e a contabilidade da sua empresa.

Para facilitar o seu entendimento, a nossa equipe reuniu em um só conteúdo as principais informações sobre todos os modelos de nota fiscal — que é diferente do cupom fiscal. Boa leitura!

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é um tipo de fatura eletrônica utilizada para registrar serviços prestados. Ela é amplamente utilizada por empresas que oferecem serviços, como consultorias, agências de publicidade e empresas de tecnologia. A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica contém informações detalhadas sobre o serviço prestado, como descrição, valores e impostos.

Para emitir uma NFS-e, você precisa se cadastrar na prefeitura do município onde sua empresa está localizada. Após o cadastro, você poderá emitir as NFS-e diretamente pelo sistema da prefeitura ou por meio de um software de gestão financeira. Os dados da sua empresa já estarão previamente cadastrados e você só precisará tomar cuidado para preencher os dados do cliente e da prestação de serviços corretamente.

empresária emitindo nota fiscal

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é um modelo de fatura utilizada para registrar a venda de produtos. Ela substitui a tradicional nota fiscal em papel e traz diversas vantagens, como agilidade no processo de emissão e armazenamento digital das informações. A NF-e contém informações sobre o produto vendido, como descrição, quantidade, valor e impostos.

Para emitir Notas Fiscais Eletrônicas, a sua empresa precisa obter um certificado digital e fazer a integração desse documento com o sistema da Receita Federal. Você precisará de um software emissor de NF-e ou poderá utilizar um serviço de emissão online. Existem muitas opções e, optando por uma representação de marca, por exemplo, você já receberá o sistema preparado para fazer a emissão das Notas Fiscais.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é um tipo de fatura eletrônica utilizada para registrar a venda de produtos diretamente para o consumidor final. Ela é especialmente útil para empresas do varejo, como lojas de roupas, supermercados e restaurantes. A NFC-e, assim como os outros modelos de Nota Fiscal Eletrônica, agiliza muito o processo de emissão. Além disso, ajuda na redução de custos com material físico, tempo de produtividade e facilita o acesso dos clientes ao documento.

A emissão de uma NFC-e também requer um certificado digital, mas é mais simples do que a emissão de uma NF-e. Funciona da mesma maneira, você pode contratar um software de emissão de NFC-e ou poderá utilizar um serviço de emissão online.

mulher trabalhando com emissão de Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Nota Fiscal de Antecipação Eletrônica (NFA-e)

A NFA-e é um tipo de fatura eletrônica utilizada para registrar a antecipação de recebíveis. Ela é comumente utilizada por empresas que precisam adiantar o recebimento de pagamentos, como instituições financeiras e empresas de factoring.

Esse documento contém informações sobre a operação de antecipação, como valor, data de vencimento original e taxa de desconto. A emissão de uma NFA-e é semelhante à emissão de uma NF-e. A maior diferença está nos dados inseridos.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um tipo de fatura eletrônica utilizada para registrar o transporte de mercadorias. Ele é obrigatório para empresas de transporte rodoviário, aéreo, ferroviário e aquaviário.

De modo geral, o CT-e contém informações sobre o transporte, como descrição das mercadorias, origem, destino e valor do frete. Sem esse documento, os condutores dos veículos estarão sujeitos às penalizações legais em caso de abordagem durante fiscalização.

A emissão de um CT-e envolve a obtenção de um certificado digital e a integração com o sistema da Receita Federal. Você precisará de um software emissor de CT-e ou poderá utilizar um serviço de emissão online. É comum, principalmente no transporte rodoviário, que os condutores prefiram a uma cópia física, e você, como empresa, deve fornecer o documento impresso também.


Agora, vamos conhecer alguns modelos de Nota Fiscal mais específicos. Eles não são tão comuns na rotina de estabelecimentos comerciais, mas eventualmente podem ser necessários, e é importante que você entenda as situações em que eles se aplicam.

Fatura Rejeitada

A fatura rejeitada ocorre quando há algum erro ou irregularidade na fatura emitida. Isso pode acontecer, por exemplo, se os dados da fatura estiverem incorretos ou se os impostos forem calculados de forma errada. É importante corrigir os problemas identificados e emitir uma nova fatura corrigida.

Para emitir uma fatura corrigida, você precisará corrigir os problemas identificados na fatura rejeitada e emitir uma nova fatura com as correções necessárias dentro do seu sistema.

mesa de escritório cheia de faturas rejeitadas

Fatura de Entrega

A fatura de entrega é utilizada para registrar a entrega de mercadorias. Ela é emitida quando as mercadorias são entregues ao cliente e contém informações sobre a quantidade, descrição e valor dos produtos entregues.

Ela pode ser emitida manualmente ou por meio de um software de gestão de vendas. Ah, e ela deve conter as informações necessárias sobre a entrega das mercadorias.Ok?

Nota Fiscal Complementar

A Nota Fiscal Complementar é utilizada para complementar informações que não foram incluídas na nota fiscal original. Isso pode acontecer, por exemplo, quando há a necessidade de incluir um imposto adicional que não foi previsto na nota fiscal original.

A emissão de uma nota fiscal complementar é semelhante à emissão de uma nota fiscal original. Você precisará utilizar um software emissor de nota fiscal e incluir as informações complementares necessárias.

Fatura de Exportação

A fatura de exportação é utilizada para registrar a venda de produtos para o exterior. Ela contém informações sobre o produto vendido, como descrição, quantidade, valor e impostos, além de informações específicas para exportação, como país de destino e modalidade de transporte.

homem lidando com faturas de faturamento

A emissão de uma fatura de exportação requer conhecimentos específicos sobre as normas de exportação. Por esse motivo, é recomendado buscar orientação especializada para emitir corretamente esse tipo de fatura.

A falta ou o erro de qualquer informação pode acarretar em problemas na entrega e até na perda de produtos em caso de envio físico para o destino. Verifique e deixe claro para os seus clientes sobre o pagamento de taxas extras de importação. ,

Dependendo do caso, você pode assumir essa responsabilidade ou o pagamento pode ficar a encargo do cliente. Nessa hora, é fundamental contar com boas estratégias de lembrete de pagamento para clientes e evitar estresse e prejuízos mais tarde.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O MDF-e é um documento eletrônico utilizado para registrar a prestação de serviços de transporte. Ele é obrigatório para empresas que realizam transporte de cargas e contém informações sobre os documentos fiscais relacionados ao transporte, como o CT-e.

A emissão de um MDF-e envolve a obtenção de um certificado digital e a integração com o sistema da Receita Federal. Por conta disso, você precisará de um software emissor de MDF-e ou poderá utilizar um serviço de emissão online.

Esse modelo de documento fiscal garante que todas as informações estejam centralizadas, facilitando o acesso por parte das autoridades responsáveis pela fiscalização, caso necessário.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é uma representação em papel da NF-e. Ele é utilizado para acompanhar o transporte das mercadorias e contém informações resumidas sobre a nota fiscal, como o número, a série e o valor total. Ele é gerado automaticamente quando você emite uma NF-e. Você poderá imprimi-lo e utilizá-lo para acompanhar o transporte das mercadorias.

Existem casos de empreendimentos que desobrigam a emissão de notas fiscais, e nesses casos, documentos como a declaração de conteúdo dos correios pode ser necessária para enviar produtos aos seus clientes. Aqui no Blog tem um conteúdo completo sobre o assunto. Guarde para mais tarde!

Como funciona a numeração das séries de Notas Fiscais?

A numeração das séries varia de acordo com o modelo de nota fiscal, a legislação do seu setor de atuação, além da legislação pública. Em geral, cada modelo de fatura possui uma série específica, que é composta por um número sequencial. Por exemplo, a NF-e pode ter uma série numérica de 1 a 999.999. A numeração das séries é importante para a emissão correta das faturas e para a organização das informações contábeis da sua empresa.

mulher assinando notas fiscais

É fundamental que você mantenha o controle e a organização das suas Notas Fiscais para poder consultá-las de maneira rápida e direta em caso de necessidade. A numeração também ajuda a criar uma base de dados para comprender o seu volume de vendas, por exemplo.

Modelos recomendados de faturas para diferentes setores

A escolha do modelo de fatura adequado para o seu negócio depende do setor em que você atua. Aqui estão alguns modelos recomendados para diferentes setores:

  • Para empresas de serviços: utilize a NFS-e, que é especialmente projetada para registrar serviços prestados;
  • Para empresas do varejo: utilize a NFC-e, que é ágil e simplificada, adequada para transações de venda para o consumidor final;
  • Para empresas de transporte: utilize o CT-e, que é obrigatório para empresas de transporte de cargas e traz informações específicas sobre o transporte;
  • Para empresas que realizam antecipação de recebíveis: utilize a NFA-e, que registra as operações de antecipação de pagamentos.

Um modelo de fatura adequado é essencial para agilizar os seus negócios e transmitir profissionalismo para os seus clientes. Ao entender os diferentes tipos disponíveis e como emitir cada um deles, você estará preparado para escolher o modelo de nota fiscal certo para o seu negócio.

Lembre-se de considerar as necessidades do seu setor e buscar orientação especializada, se necessário. Agora, que tal descobrir os diferentes tipos de empresas que existem?

Te esperamos por lá!

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