Hoje vamos conversar sobre um assunto muito importante na gestão de qualquer empresa, seja ela de pequeno porte ou uma grande rede já consolidada. Para fazer o controle das notas fiscais da sua empresa, você precisa registrar e organizar todas as notas fiscais emitidas e recebidas.
O objetivo dessa catalogação é garantir que todas as transações realizadas sejam documentadas corretamente. Assim, a empresa estará em conformidade com a legislação tributária e você evitará problemas com os órgãos fiscais.
Vou te explicar em detalhes o que é o controle de notas fiscais e por que ele é necessário, passar por algumas dicas simples que podem te ajudar na rotina de gestão e apontar as vantagens de manter um controle disciplinado e claro das suas notas fiscais. Aproveite!
O que é o controle de notas fiscais e por que é necessário?
O controle de notas fiscais é uma das dúvidas mais frequentes sobre empreendedorismo e refere-se ao processo de registrar e organizar todas as notas fiscais emitidas e recebidas pela sua empresa. Isso inclui:
- Notas fiscais de vendas;
- Notas fiscais de compra;
- Notas fiscais de serviços e entre outras.
Um sistema eficiente para controlar esses documentos pode evitar muitos problemas com a lei e dar clareza aos gestores sobre as transações que ocorrem no negócio. Afinal, a falta de controle adequado das notas fiscais pode acabar gerando penalidades e multas por parte dos órgãos fiscais. Além disso, o processo de contabilidade da empresa e a análise financeira dos recursos poderá ficar mais complicada.
Existem muitas maneiras de organizar as suas notas fiscais, desde uma simples planilha para controle de notas fiscais até sistemas de gerenciamento que automatizam os processos e otimizam o tempo de gerenciamento das notas.
Dicas para organizar as notas fiscais da sua empresa
Veja algumas dicas que separei para que você consiga organizar melhor as notas fiscais da sua empresa. É importante ter um responsável pelo controle, ter atenção aos prazos e outros pontos cruciais. Acompanhe:
1. Defina um responsável para controlar as notas fiscais
A primeira dica que separei para você organizar as notas fiscais é fundamental. Definir claramente quem será o responsável pelo controle e organização desses documentos, facilita muito na hora de consultas e dúvidas sobre as transações, as negociações, e o controle financeiro da empresa na totalidade. Essa pessoa deve ser designada com autoridade para receber, registrar e organizar todas as notas fiscais de forma adequada.
Se possível, escolha alguém com conhecimento sobre legislação fiscal e boas habilidades do comportamento empreendedor, como organização e disciplina, pois a tarefa demanda uma atenção especial aos detalhes burocráticos.
2. Fique sempre alerta aos prazos das notas fiscais
Manter o controle dos prazos é fundamental para evitar multas e problemas com os órgãos fiscais. A emissão e o recebimento de notas fiscais é uma tarefa cotidiana para qualquer empresa e, muitas vezes, isso pode levar ao comodismo e à negligência com os prazos. Dependendo do volume de transações da sua empresa, pode ser impossível manter todas as datas de registro das notas em cadernos ou na memória.
Por isso, o registro e a organização das notas por uma pessoa responsável exclusivamente por esse controle é tão importante. Ela estará sempre focada e atenta aos prazos para nada sair da linha e garantir que nenhuma nota fiscal seja esquecida ou registrada fora do prazo.
3. Invista em ferramentas tecnológicas para controle de notas fiscais
Hoje em dia, existem várias ferramentas tecnológicas disponíveis para facilitar o controle de notas fiscais. É possível utilizar softwares de gestão financeira ou sistemas de automação para otimizar o processo de registro e organização. Alguns programas, inclusive, são capazes de fazer o cálculo de impostos, facilitando o trabalho do responsável pelo controle dos documentos.
Caso você não tenha disponibilidade de investimento para esse tipo de recurso, existem muitos modelos de planilhas para controle de nota fiscal que não possuem as mesmas funcionalidades de um sistema, mas já podem ajudar a organizar todas as notas fiscais.
4. Mantenha um arquivo seguro de todos os seus comprovantes fiscais
Além dos registros automatizados, é importante manter um arquivo seguro, seja virtual, físico ou ambos, para arquivar todos os recibos, cupons e notas fiscais. Certifique-se de estabelecer procedimentos para a documentação ser armazenada de forma organizada e, principalmente, acessível aos gestores e responsáveis.
Pode dar um certo trabalho se você já está em atividade há algum tempo e ainda não tem o seu arquivo, mas o empenho é válido para evitar problemas e retrabalhos futuramente.
Se você está abrindo sua empresa agora, não perca tempo e crie um arquivo detalhado. Por menor que seja a atividade da empresa, essas atitudes simples também ajudam a manter o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, pois sabemos que o empreendedorismo demanda muita energia e tempo, e sem equilíbrio, os dois lados podem sair prejudicados.
5. Monte um controle de notas fiscais por categoria
Pensando em otimizar ainda mais a sua organização, monte um controle de notas fiscais por categoria. Assim, quando você precisar de um documento específico, poderá acessá-lo em poucos instantes. Você pode criar categorias para notas fiscais de venda, compras e serviços, por exemplo. Analise qual é a melhor divisão para a atividade da sua empresa e monte uma categorização personalizada.
Tirar todas essas informações sobre notas fiscais da sua mente, abre espaço e tempo para que você possa se ocupar com investimentos, expansões e melhorias dentro da empresa.
6. Esteja sempre atualizado sobre a legislação de notas fiscais
A legislação tributária está em constante mudança e varia muito conforme a área de atuação da sua empresa. É essencial estar sempre atualizado sobre as obrigações fiscais relacionadas ao controle de notas fiscais. Os principais pontos de atenção são as regras de emissão e armazenamento dos documentos, além das obrigações de escrituração contábil e fiscal.
Caso você trabalhe com entregas, considere também todas as exigências da declaração de conteúdo dos correios. Nós temos um guia simples para você aprender como fazer em poucos passos.
7. Mantenha um bom relacionamento com fornecedores e compradores
As notas fiscais são documentos que servem para muitos propósitos legais, e por isso, você não deve menosprezar a importância delas. Seja com seus fornecedores ou clientes, sempre exija e forneça notas fiscais da maneira correta para evitar dores de cabeça e problemas futuros.
Vantagens de um bom controle de notas fiscais
Como você pode perceber, todas as dicas estão diretamente ligadas à organização das notas fiscais. Um bom controle também traz uma série de vantagens para a sua empresa. Além de garantir a conformidade com a lei, um controle de notas fiscais eficiente permite:
- Melhor organização financeira: com todas as notas fiscais registradas e organizadas, é mais fácil acompanhar as despesas e receitas da empresa, facilitando a gestão financeira;
- Redução de erros: um controle de notas fiscais reduz a ocorrência de erros, como notas fiscais perdidas ou registros incorretos, evitando problemas futuros;
- Agilidade na contabilidade: com todas as informações disponíveis e organizadas, é mais fácil fazer a contabilidade da empresa, reduzindo o tempo gasto nessa tarefa;
- Facilidade da análise financeira: com todas as notas fiscais organizadas, é possível analisar o desempenho financeiro da empresa com mais precisão, identificando oportunidades de melhoria.
Tudo isso reforça a necessidade de você manter um controle de notas fiscais. Não negligencie a importância desse processo e adote as medidas necessárias para manter a sua empresa organizada e em dia com todas as exigências burocráticas.
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