ERP é a sigla usada para representar o planejamento de recursos empresariais. Esse planejamento pode ser feito por um sistema de software que centraliza a administração da empresa, permitindo melhor análise dos processos de recursos humanos, produção, serviços, finanças e outros.
Apesar de ser um conceito simples, para usar sistemas ERP com eficiência, é preciso saber quais tipos existem e quando podem ser melhor aplicados, como ele funciona e sua estrutura básica. Para esclarecer todos esses pontos, montamos um guia para iniciantes.
Continue a leitura e entenda a importância e necessidade de implementação de um ERP na sua empresa!
O que é um sistema ERP?
Basicamente, é um software de gestão empresarial utilizado para automatizar processos que são executados manualmente. Além disso, centralizam a visualização e análise de resultados, conectando todas as informações de diversos setores dentro da empresa como recursos humanos, vendas, compras, financeiro, entre outros.
A integração das informações de todos os setores de forma inteligente e integrada aumenta a autonomia de cada responsável na execução de suas tarefas e facilita a comunicação direta e indireta entre eles. Ele é essencial em um plano de negócios eficiente!
Quais os tipos de ERP?
Existem diferentes tipos de softwares de planejamento de recursos e cada um oferece diversas ferramentas e funcionalidades que visam otimizar os processos da empresa. Cada setor conta com ferramentas dentro do sistema ERP voltadas para a execução de suas funções específicas.
1. Controle financeiro
Assim com alguns programas para lojas de roupas, um sistema ERP aplicado ao controle financeiro da sua loja te permite ter uma noção profunda e detalhada de como o fluxo financeiro funciona, melhorando, entre outras coisas, a gestão de vendas. Dentro do programa, você pode incluir todas as despesas da empresa para analisá-las e planejar melhor suas tomadas de decisão em relação ao orçamento, investimentos, custos e receitas.
Assim, você pode definir com clareza se deve usar estratégias mais agressivas nas vendas ou fazer um recuo nos custos e projetos de investimentos para que a empresa possa operar com mais assertividade. Ou seja, ter mais foco no aumento dos lucros.
2. Controle de estoque
Implantar um sistema ERP para o controle de estoque vai ajudar a reduzir falhas e erros decorrentes da abundância de dados e processos que o setor demanda. Com ele, é possível calcular e fazer previsões de indicadores que apontam o giro de estoque, por exemplo.
O sistema ERP aplicado para controle de estoque permite identificar maneiras mais econômicas e eficientes de fazer a armazenagem dos produtos e atender as demandas conforme surgirem.
3. Controle de vendas
Ter o controle de vendas é fundamental para o sucesso da sua loja. Por meio do sistema ERP, você conseguirá analisar os indicadores gerados, como cancelamentos, taxa de conversão, metas e vendas efetivas, e até solicitações de trocas de produto.
Com todas essas informações disponíveis de maneira clara e objetiva, é possível fazer o planejamento de ações de marketing, campanhas de vendas e promoções. Pode-se até combater a sazonalidade de alguns produtos específicos.
Além de todas essas vantagens, o sistema ERP permite a visualização de preferências dos seus clientes. Isso é feito a partir de uma visão sistêmica do negócio para impulsionar as vendas ao invés de remediar os resultados negativos.
4. Emissão de relatórios, notas fiscais e boletos
Os sistemas ERP conseguem otimizar também a emissão de boletos e notas fiscais, que, em outras circunstâncias, podem ser processos demorados e por vezes até frustrantes. Não só para você como empreendedor, mas também para os clientes. Automatizar esses processos é sinônimo de agilidade e qualidade no atendimento.
Os relatórios fornecem dados importantes para o redirecionamento de processos e estratégias. Ou seja, ajuda a planejar ações futuras com muito mais assertividade. Entre os relatórios gerenciais que podem ser projetados por um sistema ERP estão:
- Relatório de Notas Fiscais;
- Relatório de estoque;
- Relatórios de vendas;
- Relatórios de compras por cliente;
- Relatório financeiro.
Esses são apenas alguns dos relatórios que podem ser gerados em um sistema ERP.
Você sabe como calcular porcentagem de lucro? Nós temos um conteúdo com métodos e exemplos para fazer essa conta!
5. Fluxo de caixa
Um sistema ERP consegue fornecer dados que ajudam a melhorar o fluxo de caixa. Isso pode elevar a lucratividade em um tempo menor se comparado à análise manual de dados. Isso também vai ajudar a planejar melhor como pagar as despesas necessárias sem perder o controle financeiro da loja.
Além disso, um sistema ERP aplicado ao fluxo de caixa pode:
- Otimizar compras para não ter falta em estoque;
- Gerar cobranças com mais agilidade;
- Facilitar processos e gerenciamento de inventário;
- Ter uma visão profunda e detalhada sobre a posição do caixa e seu fluxo.
Como funciona um sistema ERP
Os sistemas de planejamento de recursos empresariais funcionam a partir da inserção de dados de todos os setores da empresa no software, que serão atualizados automaticamente conforme o funcionamento da empresa.
Todas essas informações são armazenadas em um banco de dados que podem ser salvas em um servidor da própria empresa responsável pelo software ou na nuvem.
Além disso, através do sistema ERP, todos os setores da empresa ficam integrados, facilitando o acesso a informações e promovendo a autonomia dos colaboradores na gestão e execução de processos visando aumentar as vendas.
Estrutura de um sistema ERP
Um sistema ERP tem três áreas básicas. Contudo, conforme a necessidade de cada negócio, é possível alterar ou incluir módulos e funções. As três áreas são: apresentação, processamento e armazenagem. Vamos entender um pouco mais sobre cada uma.
Apresentação
Também conhecida como dashboard, é a área principal do sistema onde é possível pesquisar e consultar dados gerais do sistema. Além disso, ela aponta os caminhos a serem seguidos para o registro de processos dentro do próprio sistema e dá acesso à área de processamento lógico.
Processamento lógico
Esta área, podemos dizer que é a “mente” do sistema ERP. Tudo que você solicitar na dashboard vai ser direcionado para o processamento lógico que fará o processamento e a integração dos dados de todos os módulos cadastrados. É nessa área que acontecem as atualizações dos dados.
Armazenagem
Se o processamento lógico pode ser entendido com a “mente” do sistema, a armazenagem é como se fosse o “coração”. É ali que serão guardados todos os dados inseridos no sistema ERP, protegidos em um servidor.
Os sistemas ERP são muito úteis para empresas de qualquer tamanho. Para as empresas de pequeno porte, são ótimas ferramentas para ter um crescimento exponencial baseado em dados e fatos. Para empresas já consolidadas, os ERP ajudam a otimizar o processo e planejar estratégias de expansão e crescimento.
Agora você já sabe o que é um sistema ERP e como ele pode ser uma ferramenta para potencializar o desenvolvimento do seu negócio. As soluções tecnológicas ajudam a gerir a empresa com mais eficiência e produtividade.
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